Commission Crise, PCA, Intelligence Economique - Mettre en place une veille pour la Gestion des Risques Mettre en place une veille efficace pour la Gestion des Risques, Retour sur l’invention d’ Alfred Huot de Saint Albin, Secrétaire général de l'AEGE, lors de la Commission Crise, PCA et Intelligence Economique du 17 novembre 2017. I. La veille pour le Risk Manager Le Risk Manager, tour à tour communicant, leader et connaisseur, doit être à même d’anticiper les risques de son environnement. Conçue comme un outil au service du Risk Manager, la veille permet en effet d’enrichir et de mettre à jour continuellement ses connaissances sur les divers sujets de son champ d’expertise. Pour reprendre une définition opérationnelle de la veille, celle-ci consiste en l’ensemble des démarches d’identification, de mise sous surveillance et de traitement des données pour produire une analyse qui sera ensuite diffusée. Il s’agit d’une reprise du cycle du renseignement : L’intérêt pour le Risk Manager est donc de mettre en place une procédure afin d’appréhender au mieux ces problématiques, à travers l’analyse des informations disponibles pour connaître, anticiper, prévoir, planifier ou encore maîtriser une situation. La mise en place d’une démarche de veille invite dès son entame à poser les questions sur les risques à gérer : - Ceux qu’il est possible de gérer en amont grâce à une détection précoce ; - Ceux qui au contraire nécessitent une préparation et une forte résilience pour les surmonter. Naturellement, le Risk Manager connaît un ensemble de risques intégrés dans son périmètre. Mais la démarche de questionnement, puis sa traduction en axe de veille, nécessite une rigueur qui ouvre de nouvelles perspectives à explorer. En définissant les risques de manière précise, il identifie par quel outil il est prévenu, comment anticiper et proagir plutôt que réagir. La veille s’inscrit également dans une dimension temporelle : il faut définir un temps consacré à la veille, dans sa dimension online. Cela peut aller de quelques minutes le matin à plusieurs heures par semaine. En revanche, elle est également une posture intellectuelle dans la vie courante, où chaque occasion, chaque rencontre, est une opportunité de glaner une nouvelle information, qu’elle soit directement, ou non, reliée à son sujet d’activité. En parallèle de cette ouverture d’esprit, une démarche de partage de l’information permet d’enrichir intellectuellement ses collaborateurs et partenaires, qui à leur tour partageront leurs informations. Enfin, ce partage induit la prise en compte d’autres points de vue, offrant un nouvel éclairage sur une situation et remettant en cause ses certitudes. La bonne réussite de la veille dépend de cette Expression des besoinsSurveillanceAnalyse Diffusion Commission Crise, PCA, Intelligence Economique - Mettre en place une veille pour la Gestion des Risques capacité à s’interroger, à intégrer les nouvelles informations, d’où qu’elles viennent, à enrichir continuellement sa démarche de veille en ajoutant de nouveaux axes de veille, de nouvelles sources, de nouveaux partages. Bien que la veille doive englober l’intégralité des sources disponibles, y compris humaines, l’aspect numérique n’en reste pas moins les canaux privilégiés par les veilleurs. La multitude de point d’entrée Malgré son index gigantesque, Google ne donne accès qu’à une fraction minime d’Internet.. Ce qui signifie que surveiller uniquement Google suppose d’occulter de larges pans du Web. C’est pourquoi, d’autres moteurs de recherche proposent d’autres index. Parmi eux on peut citer Exalead (Dassault Systèmes), Yahoo, Bing, Qwant, Baidu (Chine) et Yandex (Russie). Ainsi, en cherchant des sources à partir de plusieurs points de départ, le veilleur s’assure d’une collecte d’informations plus large et plus profonde. Il est également pertinent de construire sa veille en utilisant plusieurs langues, les résultats étant le plus souvent différents d’une langue à l’autre. L’intérêt de mettre en place une veille La veille permet de connaître son environnement, c’est-à-dire ses concurrents, ses prestataires, ses clients, ses prochaines cibles voire même les lois et règlements qui peuvent être de nature à impacter l’activité. La veille permet également de prospecter, d’identifier de nouveaux marchés et risques, mais aussi de détecter les signaux faibles y compris lors des attaques informationnelles. Un signal faible est une information qui signale une nouvelle tendance, qui est à contre-courant de l’environnement et qui nécessite une vigilance particulière. Souvent, ce n’est pas une seule information mais un cumul d’informations qui constitue un signal faible qu’il convient d’analyser. Le signal faible fait partie de l’ensemble des informations disponibles : - Le bruit, qui est constitué de l’ensemble des informations de nature à parasiter l’environnement ; - Les données, qui sont des informations à traiter naturellement dans le cadre de la veille. - Le signal faible, qui se retrouve parmi les données, qui ne sera pas traité mais qui restera en mémoire. Exemple de la crue centennale La question n’est pas de savoir si la crue aura lieu mais quand elle aura lieu : l’intérêt de la veille est d’anticiper la venue de la crue, de limiter les impacts et de réagir. Il est possible de mettre en place une surveillance sur le niveau d’eau de la Seine et de tous ses affluents. Bruit Donnée Signal faible Commission Crise, PCA, Intelligence Economique - Mettre en place une veille pour la Gestion des Risques Etablir un plan de recherche Les informations disponibles sur Internet sont nombreuses. Pour mettre en place une veille efficace, il faut établir un plan de recherche en amont : - Qu’est-ce que je sais déjà ? Où sont les informations disponibles ? - Quelles sont les informations que je cherche ? Quelles sont les informations que je ne veux pas ? Il faut aussi définir les scénarios : - Définir la chaine de vie de l’information - Définir d’où l’information – tout ou partie – est susceptible de sortir Il faut définir également les scénarios disruptifs. Par exemple, si l’on cherche à détecter la promulgation de nouvelles lois impactant notre environnement, il est possible de mettre en place une surveillance sur tout le cycle législatif afin d’obtenir des informations en amont. L’impact peut également provenir d’un règlement, d’une ordonnance ou d’un décret, il faut également étendre la surveillance à ces scénarios disruptifs, en mettant en place une veille sur les activités du gouvernement, par exemple. Une fois que le plan de recherche est établi, il est possible d’avoir recours à deux types de veilles complémentaires : Ø La veille radar : les sources ne sont pas définies, la recherche se fait par mots clés, ce qui permet d’avoir un périmètre très large. Ø La veille cible : qui concerne des sources définies et des sujets définis, qui permet d’identifier directement les articles pertinents. • Le premier signal faible sera le débordement d’un ou plusieurs affluents. • Un autre signal faible peut être que la météo annonce 10 jours de pluie consécutive. • Le troisième signal faible sera que la capacité maximale des barrages sera atteinte. En associant ces informations, il est possible de détecter la survenue d’une crue centennale. Grâce à cette détection, les acteurs pourront avoir le temps de s’organiser : - Mettre à l’abri les stocks, les marchandises, prévenir les personnels, etc. - Les assureurs peuvent prévenir les assurés pour prendre des mesures conservatoires. Le cumul des signaux faibles permet d’anticiper, de gagner du temps : c’est le principe de la veille. Veille radar •Sources indéfinies •Recherches par mots-clés Veille cible •Sources définies •Sujets définis VEILLE Commission Crise, PCA, Intelligence Economique - Mettre en place une veille pour la Gestion des Risques Dans les deux cas, il faut organiser sa veille autour de trois piliers fondamentaux que sont les sources, les mots clés et les outils. √ Les sources Dans un premier temps, le veilleur doit identifier quelles sont les sources pertinentes qu’il souhaite surveiller. L’identification de ces sources se fait dans le plan de recherche. Une fois les sources identifiées, bon nombre d’entre elles proposent des moyens de surveillance déjà paramétrés. Ainsi, il est possible de s’inscrire à la newsletter, de recevoir des alertes e-mails mais aussi de suivre les flux RSS. Néanmoins, avec ces outils, il faut rester vigilent à « l’infobésité ». En effet, le nombre quotidien d’alertes e-mail pouvant dépasser la vingtaine, il est préférable de privilégier le flux RSS. Ø Les flux RSS Un flux RSS, du sigle anglais « Really Simple Syndication », est un format de données dont le contenu est produit en fonction des mises à jour d’un site web. Les flux RSS englobent 2 aspects techniques distincts : o Les flux, c’est-à-dire les adresses qui renvoient les informations. o L’agrégateur, l’outil de lecture qui centralise les flux RSS. Il existe une multitude d’agrégateurs qui peuvent être évalués selon les fonctionnalités proposées et l’ergonomie. Dans l’ensemble, les flux RSS sont fiables mais il se peut qu’ils soient mal paramétrés. Dans ce cas, et pour les sites qui n’en proposent pas, il est possible de les forger, c’est-à-dire de créer un flux RSS. Pour cela, nul besoin d’une compétence IT particulière mais simplement d’un mode d’emploi, disponible sur Keep It Simple, le blog dédié aux astuces de veille digitale. Sources RSS Alerte email Newsletter Commission Crise, PCA, Intelligence Economique - Mettre en place une veille pour la Gestion des Risques Autre possibilité : http://politepol.com/en/ Pour cet outil aucun paramétrage à faire. Il suffit de renseigner l’adresse du site web choisi dans Polite Pol, de sélectionner le titre et la description du flux voulu pour avoir l’adresse du flux RSS disponible à renseigner dans l’agrégateur de flux. √ Les outils Les veilleurs disposent aujourd’hui de nombreuses plateformes de veille permettant la collecte et le traitement d’une grande quantité d’information en peu de temps. Payants ou gratuits, ces outils proposent différentes fonctionnalités répondant à divers besoins. Afin de faire le point sur tous ces outils, le Portail de l’IE a publié début 2017 une étude comparative des outils de veille. Cette étude est révisée et mise à jour régulièrement par le club WebTechno de l’AEGE. Créer un flux RSS : BuiltWith Technology 1. Utiliser l’extension BuiltWith Technology Profiler (disponible sur Chrome, Mozilla et Opéra) 2. Identifier le CMS (Content Management System) 3. Rajouter l’extension correspondante au CMS à l’adresse du site web correspondant (voir sur Keep It Simple) Exemple : sur le site enterpriseriskmag.com o BuiltWith Technology Profiler indique que le CMS utilisé est WordPress o Pour le CMS WordPress, l’extension est <URL_site>/feed (cf Keep It Simple) o Souhaitant surveiller la section News and Features, il faut donc rajouter dans l’agrégateur de flux https://enterpriseriskmag.com/news-features//feed Attention, cette méthode pour créer un flux RSS ne marche cependant pas toujours, certains sites ayant bloqué cette possibilité. Commission Crise, PCA, Intelligence Economique - Mettre en place une veille pour la Gestion des Risques L’agrégateur de flux suppose d’avoir identifié les flux et les sources. Pour faire évoluer la veille, il faut doubler l’agrégateur d’un système d’«alertes » correspondant aux mots clés. Parmi les outils, on peut citer Google Alertes, limité à Google, ou encore Talkwalker Alerts, qui permettent d’alerter l’utilisateur si le mot clé apparaît sur Internet. Il est possible d’intégrer ces alertes dans l’agrégateur de flux afin de centraliser efficacement la veille. Focus sur un outil Inoreader : un agrégateur de flux RSS simple et complet v En version gratuite ou pro pour 50€/an. v Disponible sur les mobiles. Fonctionnalités de l’outil Il permet de mettre en place une surveillance sur des différentes sources : o Sur les abonnements : les sources déjà identifiées o Les flux publics o Les paquets de flux : flux réunis sur une thématique en un paquet mis à disposition par un utilisateur o Google News o Twitter : surveillance sur un utilisateur, des listes d’utilisateurs, les recherches et les tags o Google+ : surveillance sur les utilisateurs sur les pages o Facebook : surveillance uniquement sur les pages et les requêtes avancées (« like sur du contenu public ») Il faut avoir un compte pour surveiller les réseaux sociaux, ce compte peut être créé uniquement pour la veille. LinkedIn n’est pas disponible. Il est également possible de mettre en place des règles, dans la version pro uniquement, c’est-à-dire des restrictions sur les surveillances mises en place : o Utiliser des mots clés pour extraire uniquement les articles contenant ces mots clés ou ses déclinaisons. Exemple : foot* correspond aux mots foot, footballeur, footeux, etc. o Surligner des mots clés au sein des articles pour faciliter la lecture. o Combiner avec des exclusions si l’article contient les mots indiqués. Retrouvez une session de démontration gratuite à cet outil le 7 décembre prochain. Plus d’informations et inscriptions ici. Commission Crise, PCA, Intelligence Economique - Mettre en place une veille pour la Gestion des Risques √ Les mots clés La puissance de la veille réside dans les mots clés : quel est l’objet de la recherche ? Il faut alors définir la langue et l’orthographe des mots clés selon les langues choisies. Il est aussi possible de faire des combinaisons de mots clés ainsi que d’inclure ou d’exclure certains mots pour préciser sa veille. Le choix des mots clés est donc essentiel pour limiter le bruit et donc le temps consacré à la veille. Au-delà de la Veille La veille permet de collecter l’information et d’associer un premier niveau d’analyse, ne serait-ce qu’en retenant ou non telle ou telle information. Ensuite, il faut passer à un second niveau d’analyse, qu’il faudra ensuite diffuser. L’analyse La veille doit permettre d’isoler l’information, il faut donc la remettre en cause pour identifier les manques, limiter le champ de recherche, identifier une nouvelle source. Les informations collectées doivent aussi être analysées sous différents prismes, afin de déterminer son apport et quelles sont les actions à mener ensuite. La diffusion Une fois le signal faible capté, le veilleur fait remonter l’information au décideur qui arbitrera sur la décision à prendre. La veille n’est en aucun cas un outil d’analyse mais véritablement une aide à la décision sur laquelle le Top Management peut s’appuyer. Pour que la diffusion soit efficace, il est primordial de proposer un format adapté à tous. On peut alors envisager une newsletter, une plateforme interactive ou un e-mail. Dans tous les cas, il ne faut pas oublier de contrôler régulièrement le taux de visibilité du livrable et de l’adapter en cas de besoin. Dans l’univers du management des risques, la veille peut permettre de détecter des signaux faibles, permettant à l’entreprise de réfléchir rapidement à une contre-mesure. La mise en place d’une veille peut sembler difficile mais elle est un temps nécessaire pour être un outil efficace. En effet, la vitesse de réaction permise par la veille est un avantage indéniable aux vues de la multitude de risques auxquels l’entreprise peut être confrontée. Restitution par Océane Rué et Jehna Levine