<p>Comment se gère le risque de report du départ d’une course au large ? En matière de gestion du risque, la course au large a une solide expérience, en tant que sport mécanique se déroulant dans un milieu naturel qui peut être hostile. Les organisateurs sont également confrontés au risque de report des départs pour des considérations liées à la météo. Comment y font-ils face ? Eléments de réponse avec ceux de la Route du Rhum - Destination Guadeloupe, dont l’AMRAE est partenaire. « Le report d’un départ bouscule énormément tout le microcosme de la course au large et a des conséquences logistiques, économiques et médiatiques », souligne Francis Le Goff, directeur de course de la Route du Rhum - Destination Guadeloupe. « C’est un sujet qui nécessite un maximum d’anticipation car cette situation n’est plus “extraordinaire”, nous élaborons des plans de contingence pour répondre à cette problématique », rebondit Julie Coutts, directrice générale d’OC Sport Pen Duick, qui organise l’événement. L’édition 2022 de la Route du Rhum - Destination Guadeloupe en est une parfaite illustration, puisque le départ avait été décalé de trois jours. L’objectif est toutefois d’éviter le report autant que possible, comme le confirme Francis Le Goff : « Nous avons intégré dans l’avis de course, et ce dès l’édition 2022 de la Route du Rhum - Destination Guadeloupe, la possibilité d’avancer le départ de 24 heures si la situation était trop compliquée pour donner un départ le Jour J ou si les conditions étaient trop difficiles en sortie de Manche ou dans le golfe de Gascogne deux jours après le départ. » Dans ce cas, les marins doivent être prévenus a minima 48 heures avant et tout doit être opérationnel au niveau technique. « Qu’il s’agisse de la mobilisation des équipes chargées du départ sur l’eau, des créneaux des sas de l’écluse de Saint-Malo, des bouées devant le barrage de la Rance ou à Dinard qui accueillent les Ultim et Imoca deux jours avant le départ, tout a été anticipé, détaille le directeur de course. Cela nous permet d’avoir de la souplesse dans nos prises de décision. » « C’est l’organisateur qui porte le risque financier » De son côté, OC Sport Pen Duick anticipe le risque de report en listant les impacts en termes de communication, de logistique et financiers. « Pour chacun d’entre eux, on associe une action et une personne de référence afin d’établir un plan armé et robuste, précise Julie Coutts. On travaille par ailleurs avec les autorités administratives pour s’assurer que nos autorisations et les différents arrêtés concernant l’utilisation du port et l’installation du village ou le départ sur l’eau nous permettent un report de trois jours, une durée que nous estimons suffisante pour laisser passer une dépression. » En parallèle, OC Sport Pen Duick travaille avec la centaine de prestataires au périmètre de l’événement - hôtellerie, société de production audiovisuelle, entreprise chargée du montage et démontage des tentes du village…- afin d’évaluer la manière dont ils seraient impactés en cas de report. « Dans la mesure du possible, nous identifions et définissons des clauses et listons les potentiels impacts financiers », explique Julie Coutts, avant d’ajouter : « C’est bien l’organisateur qui porte ce risque financier. Et comme il n’y a pas d’assurance permettant de soulager le risque de ce report, nous avons établi une provision budgétaire qui représente 1 % du budget opérationnel. » Concernant l’arrivée en Guadeloupe, si l’impact est moindre et plus facile à comprendre, notamment parce que les arrivées « ont toujours leur lot d’incertitudes et nous obligent à avoir beaucoup de flexibilité, on doit toutefois travailler un scénario de report avec notamment un décalage de l’ouverture du village de quelques jours », souligne Julie Coutts. Décision concertée et multifactorielle Comment est prise une décision de report de départ ? « Il n’y a pas de seuils d’alerte particuliers, c’est bien l’analyse de l’ensemble des facteurs météorologiques qui permettent de se prononcer, souligne Francis Le Goff. Quand on décale ou annule un départ, c’est que l’on a la certitude que la flotte ne pourra ni se mettre à l’abri si les conditions sont trop difficiles, ni s’échapper par sa propre vitesse. » Et si sur le papier, c’est le directeur de course qui engage sa responsabilité personnelle en décidant de lancer ou non le départ, « la réalité est plus collective, de nombreuses parties prenantes se réunissent régulièrement afin d’alimenter cette réflexion et de permettre une prise de décision éclairée, au meilleur moment », souligne la directrice générale d’OC Sport Pen Duick. L’analyse des fichiers météo commence dix jours avant le départ « afin de suivre l’évolution des systèmes et de voir s’ils sont stables ou non, précise Francis Le Goff. Notre cellule météo, qui a d’ailleurs été renforcée au fil des éditions, se compose d’un partenaire clé, Météo Consult, avec ses deux météorologues attitrés et leur équipe ; et au sein de la direction, mon premier adjoint Yann Chateau réalise des routages afin d’analyser comment nos flottes vont se comporter vis-à-vis des systèmes annoncés. » À partir du moment où les conditions se dégradent et que le risque est réel et identifié, la direction de course discute régulièrement avec l’organisateur et les différents représentants des classes afin d’anticiper au mieux ce qu’il va se passer. « Notre objectif est de faire preuve de pédagogie afin d’avancer ensemble et de ne surprendre personne, souligne Francis Le Goff. Il faut penser à la tempête qu’il y a sous le crâne des marins à ce moment-là. Ils sont programmés pour partir à un moment précis, donc quand la décision tombe, même s’il peut y avoir une sorte de soulagement et une pression qui dégringole, derrière, ils doivent se remobiliser et remettre à plat le travail de météo et de routage. » Et Julie Coutts de poursuivre : « En parallèle des échanges menés sur le plan sportif, nous activons immédiatement l’ensemble des équipes avec nos partenaires prestataires et les médias afin que chacun puisse anticiper les différents scénarios. Un départ décalé du dimanche au mercredi a des conséquences très concrètes, notamment sur la fréquentation et sur les programmes d’hospitalités. Notre responsabilité est donc d’en limiter les impacts en sécurisant, autant que possible, la visibilité des partenaires, y compris ceux des participants, et les expériences des invités, nous nous assurons que leur médiatisation et leurs expériences BtoB soient sécurisées en amont du départ. » « Absorber, intégrer et manager le risque » « Comme nous ne sommes jamais à l’abri d’un aléa climatique, l’idée est plutôt d’identifier, d’intégrer et de manager le risque plutôt que d’essayer de s’en protéger, explique-t-elle. Les enjeux sont les mêmes pour les entreprises, et c’est pour cela que nous nous sommes bien retrouvés dans notre partenariat avec l’AMRAE (Association pour le Management des Risques et des Assurances de l’Entreprise). » Amélie Sapin, également adhérente à l’AMRAE en tant que responsable Assurances chez Alten, précise pour sa part : « Si la méthodologie pour anticiper les risques est la même pour une entreprise ou un événement sportif, la gestion du risque est en revanche très différente. » Celle qui fut responsable Assurances au sein du Comité d’organisation des Jeux Olympiques et paralympiques de Paris 2024 ajoute : « Qu’il s’agisse des JO ou de la Route du Rhum - Destination Guadeloupe, quand il y a un risque avéré, nous n’avons que quelques heures ou quelques jours pour se retourner, l’urgence est donc plus importante. L’inconnu dans la gestion de la crise est aussi beaucoup plus grand car il y a une multitude d’interlocuteurs que l’on ne connaît pas aussi bien que dans une entreprise, le côté humain est plus difficile à appréhender ; il y a aussi une espèce d’adrénaline à gérer avec des opérationnels qui courent dans tous les sens. » Amélie Sapin, qui copilote également le groupe de travail « risques spéciaux » au sein de l’AMRAE, conclut : « Sur ces événements, c’est primordial d’effectuer des retours d’expérience sur ce qui s’est passé et sur ce qui peut être amélioré pour se préparer au mieux aux risques futurs éventuels. »</p>